¡Basta de malentendidos!: claves para una comunicación efectiva

Uno pensaría que por saber hablar sabemos comunicar, ¡pero no hay nada tan alejado de la realidad! Lo cierto es que evitar malentendidos es algo complejo. Así que hoy te voy a dar algunas claves para tener una comunicación efectiva dentro de tus equipos.

¿Acaso estoy hablando en chino?

Hoy en día nuestros equipos de trabajo están conformados por miembros de generaciones distintas, desde el señor que lleva 30 años en la empresa hasta la chica que se está enfrentando a su primera chamba. Y aunque todos hablamos español, es un hecho que nuestras experiencias y vivencias personales definen el cómo entendemos y nos damos a entender. 

Hace unos años estuvo de moda una clasificación de estilos de comunicación, que la dividía en: pasiva, agresiva, pasivo-agresiva y asertiva. Aunque es una buena manera de entender el cómo nos expresamos, lo cierto es que estas clasificaciones taxonómicas a veces nos dan excusas para disculpar o no tomar la iniciativa en cambiar ciertos comportamientos. 

Decir que le gritaste al becario por no hacer el proceso a tu manera, porque tienes un estilo de comunicación agresivo, es el equivalente laboral de decir que eres sensible por ser Piscis. 

Lo cierto es que todos somos capaces de pasar por estos estilos de comunicación dependiendo de la situación en la que nos encontremos. Lo importante es crear un ambiente de respeto en el que podamos brindar las herramientas necesarias para que las voces de todos sean escuchadas y sortear los malentendidos que puedan aparecer.

Claves para una comunicación efectiva

Respeto

Parecería que está demás decirlo, pero la clave más importante es el respeto. Si no tomas en cuenta las opiniones de los demás, no valoras sus esfuerzos y solo te dedicas a minimizarlos o, peor aún, los pones a competir por “ser el mejor”, no importa cuánto digas que has intentado cambiar la manera en la que te comunicas, al final del día no vas a lograr esa conexión con los demás miembros del equipo.

Respeta los tiempos y trabajo de los demás, valora sus opiniones y encuentra la manera de hacerles ver que sus contribuciones son importantes y reconocidas. 

Canales de comunicación

Esta va para los jefes, líderes o responsables. Establece canales de comunicación claros y respétalos.  

En un entorno laboral es normal que nuestras principales formas de comunicación sean la verbal y la escrita. Ambas nos sirven para cosas diferentes, por ejemplo las juntas (presenciales o por videoconferencia) nos permiten tener espacios para desarrollar ideas, resolver dudas complejas y hacer planeación para el desarrollo de proyectos. Por otro lado, los chats nos permiten resolver dudas concretas y pedir tareas emergentes, así como un email nos permite dejar asentado detalles específicos que no podemos perder de vista para la realización de un proyecto. 

Definir de qué manera vas a usar cada canal ayuda a que tus colaboradores también respeten ese uso para comunicarse adecuadamente por cada uno. 

Y aunque tal vez esté de más decirlo, respetar los canales de comunicación oficiales es esencial para un ambiente laboral sano. Por lo que evitar comunicarnos por medios personales como WhatsApp o Telegram, nos ayuda a mantener una relación laboral más sana y respetuosa.

Cuida ese tono

Todos tenemos malos días, todos podemos frustrarnos y todos queremos que la chamba salga bien… Ese no es motivo para hacer llorar a la interna o becario sin pago. 

Si vamos a comunicar errores y pedir que se ofrezcan soluciones, lo mejor es hablar de forma seria y organizada. De esta manera también le transmitimos a los colaboradores la importancia de mantener organizados sus avances. 

Y como colaboradores es importante que no olvidemos que por más relajado que sea el ambiente de la oficina, nos encontramos en un entorno profesional. Así que es de suma importancia mantener un tono respetuoso en nuestras interacciones para evitar conflictos que puedan afectar nuestro trabajo como equipo.

Participación

Negociar con distintas generaciones, distintas personalidades y distintos estilos de comunicación para lograr que cada miembro de tu equipo se involucre en los proyectos, puede ser todo un reto. 

Lo importante es que crees espacios en los que invites a cada persona a participar activamente. 

Como líderes conocemos a las personas con las que trabajamos y sabemos de sus fortalezas, así que puedes comenzar a invitar a la participación a través de temas que los colaboradores dominan, para crear confianza en ellos e impulsarlos a expresar sus opiniones sobre temas fuera de su zona de confort.

Ayudar a construir la confianza de los demás, da paso al nacimiento de nuevas y mejores ideas dentro de los proyectos futuros.

No importa si estás al mando de un equipo o si eres un miembro nuevo, espero que estas claves te ayuden a navegar mejor los retos de la comunicación con colaboradores. 

Recuerda que mientras exista orden en los procesos y respeto mutuo entre compañeros tienes las bases perfectas para evitar malentendidos y construir una comunicación efectiva.

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Referencias:

– Cómo mejorar las comunicaciones del equipo: 6 estrategias y muchos consejos útiles | Asana

– La guía para gerentes sobre estilos de comunicación | Asana